Evaluación
del control de logística, en una empresa
de multiservicios
generales
Evaluation of Logistics Control, in a Company of
General Multiservices
Avaliação do controle
logístico em uma empresa
multi-serviços
gerais
|
Carlos Alberto Vásquez Villanueva https://orcid.org/0000-0002-0782-7364 Universidad Peruana Unión Universidad César Vallejo |
Otto Franklin Terry Ponte https://orcid.org/
0000-0003-0717-8023 Universidad César Vallejo |
|
Maria Alejandra Cano Vera Universidad
César Vallejo |
Universidad
César Vallejo |
Recibido: 03 de junio de 2020
Aceptado: 06 de diciembre 2020
Resumen
El
propósito del estudio fue evaluar el control de logística en una empresa de
Multiservicios Generales. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva -
propositiva, de diseño no experimental; fue un estudio de caso dado que estuvo
delimitada al área de logística; la recolección de datos se efectuó mediante
las técnicas, la encuesta y el análisis documental, los instrumentos utilizados
fueron el cuestionario y la ficha de análisis. Los resultados obtenidos del
diagnóstico fueron de un 66.7% de control del área logística en un nivel bajo,
lo que indicó la necesidad de una mejora; luego se realizó una propuesta
expresada en diagramas de flujos para el proceso del control general y para
cada fase del proceso: control de compras, control de almacén y control de
salida; la propuesta fue elaborada a través de material bibliográfico
referencial y finalmente fue evaluado por expertos especializados en auditoria
y contabilidad. Se concluye que la propuesta planteada para el control de logística
beneficiaría a la entidad, mejorando el proceso a través de la minimización de
riesgos en el tiempo para un buen control del área de logística.
Palabras claves: Control
de logística, propuesta de control, control de almacén
Abstract
The purpose of the study was to evaluate the logistics control in a
General Multiservices company. The methodology used
was descriptive – propositional, with a non-experimental design; it was a case
study since it was limited to the logistics área;
data collection was carried out using the techniques, the survey and the
documentary analysis, the instruments used were the questionnaire and the
analysis sheet. The results obtained from the diagnosis were 66.7% control of
the logistics area at a low level, which indicated the need for improvement;
then a proposal was made expressed in flow diagrams for the general control
process and for each phase of the process: purchase control, warehouse control
and exit control; The proposal was prepared through reference bibliographic material
and was finally evaluated by experts specialized in auditing and accounting. It
is concluded that the proposed proposal for logistics control would benefit the
entity, improving the process through the minimization of risks over time for a
good control of the logistics area.
Keywords: Logistics control, control
proposal, warehouse control
Resumo
O objetivo do estudo foi
avaliar o controle logístico em uma empresa General Multiservices.
A metodologia utilizada foi descritiva - proposicional, com desenho não
experimental; Foi um estudo de caso, pois se limitou à área de logística; a
coleta de dados foi realizada por meio das técnicas, do levantamento e da
análise documental, os instrumentos utilizados foram o questionário e a ficha
de análise. Os resultados obtidos com o diagnóstico foram de 66,7% de controle
da área de logística em baixo nível, o que indicou a necessidade de melhorias;
em seguida, foi feita uma proposta expressa em fluxogramas para o processo de
controle geral e para cada fase do processo: controle de compras, controle de
armazém e controle de saída; A proposta foi elaborada por meio de material
bibliográfico de referência e finalmente avaliada por especialistas em auditoria
e contabilidade. Conclui-se que a proposta proposta
para o controle da logística beneficiaria a entidade, aprimorando o processo
por meio da minimização dos riscos ao longo do tempo para um bom controle da
área de logística.
Palavras-chave:
Controle logístico, proposta de controle, controle de armazém
Introducción
En los últimos años, se ha evidenciado que la
empresa en objeto de estudio reflejaba problemas en el área de logística; de
acuerdo con lo observado durante el proceso, no se realizaban las ordenes de
compras, ni se lleva una correcta rendición de los gastos incididos; en tal
efecto se denotaba la falta de comunicación eficaz sobre las deudas y a su vez
esto conllevaba a la cancelación de los pagos fuera de fecha.
Se observó que otro punto débil del proceso es el
área de almacén, puesto que no se ejecutaba una adecuada contabilidad sobre las
entradas y salidas de los materiales destinados para la venta, pues estos eran
enviados directamente a las obras sin previa evaluación de dichos suministros
requeridos, asimismo al final de cada proyecto siempre existía un sobrante por
tal motivo estos eran regresados al almacén sin registro alguno, ni
codificación.
Por consiguiente, se percibió en el control de
salida de las mercaderías una deficiencia; puesto que, se ha acreditado
diversas inconsistencias sobre la cantidad solicitada de materiales para los
proyectos de construcción e incluyendo la venta, ocasionando incertidumbres en
relación si las operaciones son verídicas o ficticias.
Control
interno
Según Meléndez
(2016), es considerado como una estrategia propuesta para las empresas, pues si
bien es cierto este permite resguardar los bienes, el patrimonio y la
información contable con claridad y autenticidad; en tal efecto, esto conlleva
a que las empresas sean prudentes ante el desarrollo de sus actividades. Por otro lado, se define al control interno
como un método táctico entre las funciones de las áreas y los empleados; dichos
procedimientos pueden ser adoptados por empresas públicas, privadas o mixtas;
puesto que se logrará obtener una información confiable. (Perdomo, 2008)
Importancia
del control interno
Mantilla (2014) indica que el control
interno es relevante, porque detecta y minimiza a tiempo los posibles riesgos
que tiene la organización; además verifica si se está desarrollando
correctamente los objetivos y metas proyectadas; cabe mencionar que beneficia a
las organizaciones a proteger tanto los activos como las acciones, por
consiguiente, brinda un soporte de mejora para las actividades, cerciorándose
con el cumplimiento de las normas y leyes fielmente.
Área
de logística
Es definido como un área el cual tiene
como función planificar, dirigir y controlar el desplazamiento de los
suministros y ciertos productos terminados (Ballou, 2011). En otros términos,
básicamente se encarga del cumplimiento de los procedimientos logísticos; es
por ello que Hernández (2016) menciona que la logística se encarga de la
gestión de los materiales y su comercialización.
Control
de compras
El
control interno de compras es responsable de obtener los materiales solicitados
mediante la cotización, con ello se busca los precios más convenientes para la
compra, de tal manera se hace el requerimiento de la cantidad y calidad del
producto (Carreño, 2016); según Fonseca
(2013), el control de compras tiene como finalidad conseguir la información
verídica y eficiente para que así la empresa analice, controle y verifique
sobre los datos de los materiales que van a ser adquiridos.
Control
de almacén
Es un proceso logístico significativo
dentro de las organizaciones, pues tiene como prioridad optimizar el control de
la recepción y el traslado de las mercaderías, así como también la corrección
de los riesgos posibles a incurrir. (Anaya, 2015) En tal sentido, este control
favorecerá a la empresa dado que se podrá disminuir las pérdidas de materiales
o suministros, no obstante, todo dependerá del adecuado manejo de las
operaciones de ingreso, reubicación o salida de los bienes; teniendo en cuenta
todo ello se obtendrá mayores ventas y utilidades beneficiando a la empresa.
Control
de Salida
Para Cabrerizo (2009) el control de
salida tiene como finalidad cuatro puntos importantes: en primer lugar,
prevenir los posibles fraudes que pueda incurrir en la empresa; en segundo
lugar, identificar las fallas tanto financieras como contables; en tercer
lugar, toda información recolectada debe ser fidedigno y privado; por último,
se busca promover un trabajo eficiente por parte del personal de todas las
áreas.
Metodología
Tipo
y diseño de la investigación
La investigación tiene un enfoque
cuantitativo de tipo descriptivo (Muñoz, 2015 y Amiel, 2014); además del
diagnóstico, se resalta que no existe alguna demostración en relación causa –
efecto, sino simplemente una asociación de términos estadísticos.
Población
La determinación de la población se
realizó de acuerdo a las secuencias de los objetivos investigativos; para el
diagnóstico del control, se determinó a los empleados del área de logística;
ara la propuesta se determinó al área de logística de la empresa Multiservicios
Generales en el rubro de la venta de materiales de construcción.
Instrumentos
Se utilizaron dos tipos de instrumentos;
el primero, un cuestionario de 16 Ítems y de escala Likert, para la variable
Control de logística y sus tres dimensiones: control de compras (6 ítems),
control de almacén (6 ítems) y control de salida (4 ítems). El segundo fue la
ficha de análisis con el fin de reunir y organizar analíticamente la
información dando como resultado los flujogramas para la variable y cada
dimensión planteada para la propuesta.
Técnicas de recolección
de los datos
Las técnicas utilizadas fueron la encuesta
para el diagnóstico del control y el análisis documental para la propuesta de
control.
Validación
La prueba de V de Aiken buscó cuantificar
los resultados de la evaluación de expertos (Domínguez, 2016), el proceso se
efectuó cumpliendo con los criterios de relevancia, pertinencia y claridad. Por
consiguiente, se realizó dos validaciones; el primero se basó en la matriz
instrumental del diagnóstico obteniendo una valoración del 92.19%, siendo este
admisible para la recolección de datos. El segundo se basó en la ficha de
análisis para la propuesta donde se obtuvo un promedio de 98.96%, siendo
aceptable para la propuesta.
Confiabilidad
Para lograr la aceptación Ruiz (2013) y Valderrama (2013) consideran que el
valor mínimo admisible del alfa de Cronbach es igual o mayor a 0.60; en el caso
del cuestionario utilizado, el Alfa de Cronbach fue de 89.7%, el cual demostró que el instrumento es confiable.
Resultados
Análisis
del diagnóstico del control de logística
En
la tabla 1 se observa que el 66.7% (4) considera el control en un nivel bajo
debido a la incorrecta gestión de los procesos y el 33.3% (2) en un nivel medio
por lo que se hace necesaria una mejora.
|
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Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje
acumulado |
|
Válido |
Bajo |
4 |
66.7% |
66.7 % |
|
Medio |
2 |
33.3% |
100.0 % |
|
|
Total |
6 |
100.0% |
|
Frecuencia del control de logística
Propuesta del control de
logística
La figura 1 muestra los
lineamientos generales mejorados en el proceso de actividades, se corrigió la
mala administración del control de logística, por medio de un mayor soporte con
respecto al diagnóstico, con esto se minimiza el riesgo en todas las fases. 
Propuesta del control de compras
Esta primera fase verificó si el personal del área
conocía sus respectivas labores al momento de comprar los materiales para los
proyectos. De tal manera se evaluó previamente a los proveedores en base al
formato “selección de proveedores” donde se describe los precios, condición de
pago, tiempo de pago y distribución o traslado de los materiales. A esto se le
llama cotización o evaluación de alternativas, finalmente se selecciona a un
solo proveedor emitiendo la orden de compra previa autorización del
administrador.
Figura 2. Fase del control de compras, elaboración propia
Propuesta del control de
almacén
Esta fase del control de almacén es responsable del registro
adecuado a la hora del ingreso de los materiales de construcción, siempre y
cuando este cuente con su respectiva factura y guía, después se procede a la
codificación y ubicación de dichos materiales en el software. Cabe resaltar que
las revisiones de inventarios son periódicas ya que al momento de la ejecución
del despacho este cuente con los documentos solicitados por el área.
Figura 3. Fase del control de almacén, elaboración
propia
Propuesta
del control de salida
Para esta última fase fue primordial la
recepción del documento “orden de pedido”, luego se solicitó la previa
autorización del encargado del área. Procediendo a la emisión de la “constancia
de entrega de materiales” para la sustentación de la salida de los productos al
área de logística. Por consiguiente, se emiten los comprobantes de pago
(factura y guía) dando soporte a la venta realizada.
Figura 4. Fase del control de salida, elaboración propia
Discusión
El resultado obtenido del diagnóstico
permitió identificar las debilidades con referencia al área de logística, por
ende, se tomó acciones preventivas en cada proceso ya sea para la compra, el
almacén o la salida de materiales siendo estos respaldados con la documentación
necesaria, aumentando así con veracidad y transparencia la información
recolectada para su efectivo control; con respecto al estudio de caso, se
menciona el estudio descriptivo realizado por Urbina (2017) afirma que el
control logístico aplicado dentro de la empresa investigada si respetó las
políticas establecidas en la actividad de compras, permitiendo a los encargados
del almacén proceder al registro de materiales de construcción en el software.
Los resultados demostraron que era necesario
realizar una propuesta en el área de logística, para ello se empleó la ficha de
análisis y el cuestionario a los empleados demostrando así las dificultades que
tenía la empresa. Consecuentemente, se
procedió a plantear flujogramas los cuales explicaban las fases del control de
compras, almacén y salida. En tal sentido Lozano y Tenórico (2017) señalan que
estos resultados permiten demostrar el tipo de dificultades que se presentan al
momento de realizar las diligencias como por ejemplo las cotizaciones (precio,
cantidad, método de pago, etc.), traslado de los bienes materiales, selección
de los proveedores, etc.
Conclusiones
En conclusión, para el
diagnóstico del control de logística se ejecutó un cuestionario al personal del
área, obteniendo como resultado que el 66.7% representa un nivel bajo
y el 33.3% como un nivel medio para el control de logística; por tal motivo se
consideró necesaria una mejora.
Con respecto a la
propuesta del control de logística, este fue desarrollado por medio de cuatro
flujogramas explicando progresivamente cada fase de los controles: compras,
almacén y salida. Dicha propuesta beneficia el mejoramiento de los
procesos, por ende, minimiza los riesgos a futuros.
Recomendaciones
Se recomienda, que cuando
se emplee el control este sea ejecutado mediante una evaluación constante por
parte del sistema; de tal manera se corrobora el cumplimiento de los procesos
permitiendo así el goce de beneficios para la empresa. Se
recomienda para las futuras investigaciones hacer uso de esta propuesta de
manera experimental, siempre y cuando la investigación sea parecida al rubro en
mención.
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