Propuesta de flujo de caja, en una empresa de agencia de carga internacional, Surco, 2022
Cash flow proposal, in a company international
freight agency,
Surco, 2022
Proposta de fluxo de caixa, em uma empresa agência de frete internacional, Surco, 2022
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Alexander Benjamin Leguia Flores https://orcid.org/0000-0001-6975-2743 Universidad César Vallejo, Lima, Perú |
Arline Fiorella Palacin Malpartida https://orcid.org/0000-0001-5249-8312 Universidad César Vallejo, Lima, Perú |
Recibido: 23 de enero de 2023
Aceptado:
30 de junio 2023
Resumen
El objetivo de esta investigación fue proponer un flujo de caja para la Agencia de Carga Internacional; para lo cual se empleó una metodología de diseño no experimental, de tipo descriptivo sustantivo, debido a que se basó en los sucesos de la preparación de un flujo de caja para poder realizar la propuesta; se utilizó la ficha de análisis como instrumento y al área de caja como población. Los resultados, demostraron el proceso de la propuesta del flujo de caja y como guarda relación con la propuesta de control de ingresos y control de egresos, centrando su principal cuidado en el saldo final, ya que de este depende la solvencia de la empresa. Se concluyó que la presente investigación es viable y la propuesta de ser ejecutada, contribuirá con la optimización del proceso contable, puesto que brindará información fiable del efectivo disponible para el área de caja.
Palabras Clave: Flujo de caja; control de ingresos; control de egresos
Summary
The objective of this research was to propose a cash flow for the International Cargo Agency; for which a non-experimental design methodology was used, of a substantive descriptive type, because it was based on the events of the preparation of a cash flow to be able to carry out the proposal; the analysis sheet was brought as an instrument and the box area as a population. The results demonstrated the process of the cash flow proposal and how it is related to the proposal of income control and expense control, focusing its main care on the final balance, since the solvency of the company depends on it. It was concluded that the present investigation is viable and the proposal to be executed will contribute to the optimization of the accounting process, since it will provide reliable information on the cash available for the cashier area.
Keywords: Cash flow; income control; expense control
Resumo
O objetivo desta pesquisa foi propor um fluxo de caixa para a Agência Internacional de Cargas; para o qual foi utilizada uma metodologia de desenho não experimental, de tipo descritivo substantivo, porque se baseou nos eventos da elaboração de um fluxo de caixa para poder realizar a proposta; A ficha de análise foi utilizada como instrumento e a área do caixa como população. Os resultados demonstraram o processo de proposta de fluxo de caixa e como ele se relaciona com a proposta de controle de receitas e controle de despesas, focando seus principais cuidados no saldo final, já que dele depende a solvência da empresa. Concluiu-se que esta pesquisa é viável e a proposta, se executada, contribuirá para a otimização do processo contábil, uma vez que fornecerá informações confiáveis sobre o caixa disponível para a área de caixa.
Palavras-chave: Fluxo de caixa; controle de renda; controle de despesas.
Introducción
En la actualidad, diversas empresas no cuentan con un flujo de caja, lo cual dificulta el pago de sus obligaciones a corto plazo, ya que al no contar con información real de su flujo de caja genera el retraso de dichos pagos, acarreando sanciones bancarias e incluso la pérdida de dinero. Es por ese motivo que el área de contabilidad y el área de caja deberían contar con información exacta para ser expuesta a la gerencia, lo cual facilitaría el análisis y ejecución de la toma de decisiones en lo concerniente a las finanzas.
Peruvian Supply Partners EIRL es una empresa dedicada a la actividad de agencia de carga internacional, se encuentra ubicada en el distrito de Surco y está acreditada ante la aduana marítima y aérea; inicia sus actividades comerciales en el año 2017, por lo que cuenta con un gran equipo de profesionales con bastante experiencia en el manejo de carga consolidada para el servicio de importación, así mismo cuenta con una buena comunicación con sus clientes en todo el proceso de servicio.
Se ha observado que tiene la dificultad de gestionar el destino en que se usaran los ingresos obtenidos, ya que no existe una gestión en el área de caja para proyectar esta situación económica para la toma de mejores decisiones; por lo tanto, se plantea proponer un flujo de caja, en vista de la necesidad de tener un mejor manejo de los ingresos.
El proceso de pagos y cobranzas que ejecuta el área de caja, presentó observaciones irregulares durante el periodo 2021, específicamente a lo relacionado con el manejo de pagos y el control de presupuestos mensuales; la explicación que recibe esta condición fue el cambio de la mayoría del personal perteneciente al área, lo cual ocasionó perdida de información y un control errado en los registros de pagos y cobranzas; en consecuencia a lo anterior, se produjeron perdidas de dinero que la empresa no pudo recuperar.
Frente a la problemática, surge la necesidad de un control estable, por lo que se empezó a llevar un control de pagos y cobranzas de manera digital con actualizaciones diarias; a pesar de esto, la empresa de agencia de carga sigue presentando problemas en la falta de efectivo disponible para sus obligaciones mensuales. La propuesta tiene como objetivo llevar un mejor control al área de caja, con el que se pueda obtener información contable real, precisa y confiable, con la finalidad de poder cumplir con eficiencia con las obligaciones mensuales; del mismo modo, brindará la información de los recursos efectivos a corto y largo plazo, propiciando la toma de decisiones respecto al rumbo económico real de la empresa.
En la actualidad, la empresa de agencia de carga internacional, presenta inconvenientes en sus indicadores económicos, debido a que no cuentan con un flujo de caja que les brinde una percepción del fehaciente ingreso obtenido y de los gastos desembolsados en el transcurso de cada mes; según lo mencionado, la propuesta de flujo de caja sería lo más conveniente, debido que al momento de su elaboración se revisarán los controles de ingresos y egresos de la entidad.
Por lo explicado anteriormente, para este trabajo de investigación se formula el siguiente problema general: ¿En qué consiste la propuesta de flujo de caja, en la empresa de agencia de carga Internacional, Surco para el año 2022?; de igual manera, se aborda los siguientes problemas específicos: (1)¿En qué consiste el control de ingresos en la propuesta del flujo de caja, en la empresa de agencia de carga Internacional, Surco, 2022? y (2) ¿En qué consiste el control de egresos en la propuesta del flujo de caja, en la empresa de agencia de carga Internacional, Surco, 2022? La presente investigación se justifica por diversas problemáticas encontradas en la empresa, las cuales señalan un inadecuado manejo de control de ingreso y egresos de dinero, con los que además viene realizando pagos dobles a los proveedores, pagos de préstamos realizados fuera de fecha a las entidades financieras, derivados a su vez en altos intereses moratorios, así como el mal manejo del control de ingresos, con lo que se produce una reducción de las ganancias por cada ingreso.
El fin de esta propuesta del flujo de caja es que la entidad pueda cumplir con sus obligaciones financieras en sus fechas determinadas, así mismo se espera obtener un control en la realización de los pagos a los proveedores y evaluar las políticas de crédito con el que se pueda obtener crecimiento y no generar u déficit económico a futuro.
Esta propuesta beneficiará a la empresa de agencia de carga internacional, especialmente al área de caja, evitando los intereses moratorios generados por los bancos y empresas con políticas de pagos fuera de fechas; también se beneficia con el otorgamiento de información fehaciente respecto a los ingresos económicos generados en el tiempo; del mismo modo, optimizará los procesos vistos por el área de caja y apoyaría a su vez a la administración en la toma de decisiones.
Por lo mencionado, se establece el objetivo general siguiente: proponer un flujo de caja de forma operacional que brinde soporte e información real al área de caja en la empresa de agencia de carga internacional, Surco, 2022. Asimismo, se establecieron los objetivos específicos siguientes: (1) Proponer la revisión de los ingresos percibidos para la propuesta de flujo de caja, en la empresa de agencia de carga internacional y (2) Proponer la revisión de los egresos percibidos para la propuesta de flujo de caja, en la empresa de agencia de carga internacional.
Marco Teórico
A continuación, se detallan los estudios nacionales e internacionales relacionados a la investigación y que sirven como antecedentes; se menciona el estudio de Pupuche Estela (2017), el cual buscó demostrar como un flujo de caja interviene en la liquidez, por medio de una metodología cuantitativa de tipo descriptivo; el proceso implicó un análisis financiero minucioso. El resultado de la investigación fue la demostración que el efectivo es primordial para realizar todo tipo de actividades operativas, por lo que se concluye que la información que brinde el flujo de caja tiene que ser a tiempo real, para así poder cumplir las obligaciones de corto plazo.
Rengifo Vásquez (2017) buscó determinar la influencia del flujo de caja en la liquidez de la entidad y así conocer la capacidad de liquidez. La metodología usada fue de diseño descriptivo transversal, de donde el resultado demuestra que no existe un adecuado control de efectivo y un control de la provisión de los pagos a corto plazo, por tal motivo la liquidez de veía afectada. Se concluye que el flujo de caja influye en la liquidez real para mejora de la empresa.
Angulo Porras y Barja Ramos (2019), buscó determinar la influencia del flujo de caja en las decisiones financieras. La metodología de la investigación fue de un nivel descriptivo y correlacional. Se obtuvo como resultado que el flujo de caja, al ser usado de forma estratégica, influye directamente en la toma de decisiones financieras; por lo que se concluye que un flujo de caja proporciona información relevante, anticipando futuras necesidades económicas con el que se proyecta al crecimiento en inversiones.
A nivel nacional se tiene a Servan Araya (2020), el cual buscó determinar la relación del flujo da gestión financiera de manera descriptiva correlacional, usando el enfoque cuantitativo, de diseño no experimental. Los hallazgos permitieron alcanzar la implementación de un flujo de caja mensual, con el que se espera mejorar la gestión de finanzas. Se llegó a la conclusión de que un flujo de caja es necesario, debido a que ayuda a la liquidez, por medio del control de pagos.
Para Schmincke Aranguiz (2015), este artículo de investigación tuvo como objetivo la valorización de un grupo de compañías la cual utilizara el método de flujo de caja libre, la metodología es descriptiva, obteniendo como resultado que la empresa tiene alta dependencia de cambios de precios en las materias primas, haciéndola generar flujos estables en el tiempo con un nivel de endeudamiento bajo; concluimos que se ha logrado mantener tasas de crecimiento saludables, aun siendo afectada por precios en el mercado no desalinea por completo su evolución.
Villaescusa Serrano (2016), en su artículo de investigación tuvo como objetivo la concurrencia de indicios que puedan llegar a probar que existe manipulación contable y como se relacionaría con la evolución de flujos de caja, en base a comparaciones de flujos, la metodología es de tipo cualitativa. Los resultados indican que tenían incentivos a mostrar un resultado rentable bueno para atraer nuevos inversores, no obstante, era producto de una serie de hechos que se acumularon, por lo que concluye que la evaluación mediante este método no señalo una manipulación concreta sino la variación de sucesos de la empresa con el tiempo.
Ewa Dylewska (2018), en su trabajo de investigación tuvo como objetivo proporcionar una vista desde la perspectiva del diseño de productos de seguro de vida sobre la valoración de pasivos, la metodología usada es descriptiva, como resultado su modelización de flujos de caja, su elemento principal trata de la estabilidad del accionista en los seguros de vida, concluyendo que la modelización estocástica de estos flujos de caja como prueba se ajustan a las situaciones reales para maximizar sus beneficios.
Cadena Calle (2018) trabaja su artículo de investigación con el objetivo: señalar la implementación de flujos de caja junto a su evolución de forma directa e indirecta, usando la metodología descriptiva, teniendo como resultado que el flujo de caja es un instrumento valioso para toda entidad, puesto que ayuda a controlar las salidas de dinero que pueda tener una empresa y tomar mejores medidas de reinvertir o solicitar préstamos a futuro, concluyendo que los encargados de una entidad toman sus decisiones según la situación económica de la empresa, no obstante es importante ver el flujo de liquidez para cubrir sus obligaciones.
Muñoz Anabalón (2019) destaca el objetivo de señalar la valuación de la empresa según sus movimientos y el valor de su acción usando el método de flujos de caja descontados, usando el tipo de metodología descriptiva, como resultado al momento de realizar la valoración se determinara según la discreción del analista y esta pueda provocar una diferencia del valor obtenido, y que la estimación de la acción era volátil en el transcurso del tiempo, cada acción de $1.535, a un 20,8% sobre el precio de mercado, concluyendo que para una valoración de mercado los diversos parámetros del analista y las acciones juegan un rol importante, no debemos olvidar que el precio de acción puede estar condicionado a diversos factores..
El control de ingreso es el control de los pagos previos al cobro mediante el servicio realizado, existen diferentes tipos de ingresos:
Ingresos ordinarios u operativos: son los ingresos derivados de las actividades económicas realizadas, aquí se puede mencionar los ingresos fijos y variables.
Ingresos extraordinarios: son los ingresos que no corresponden directamente a la actividad que realiza la empresa pueden ser la subvención, incremento o valor de activo, o puesto a imaginar. Los Ingresos financieros son considerados como inversiones de las entidades.
El control de ingresos se debe de llevar de manera muy ordenada y detallada, los ingresos pueden ser calificados de diferentes formas las cuales pueden ser: venta de bienes, servicios, subvenciones, y/o comisiones percibidas, préstamos, dividendos rendimiento por la enajenación de acciones e indemnizaciones.
Los tipos de control de egresos son basados a los gatos realizados por las empresas a corto o largo plazo de acuerdo a la actividad que realicen. Existen diferentes tipos de gastos realizados en las empresas las cuales pueden ser los gastos fijos, gastos de terceros, las nóminas, pago de préstamos, pago de proveedores, etc. Las cuales se pueden clasificar de las siguientes maneras:
Gastos ordinarios; estos gastos son relacionados con la actividad que realiza la empresa. Pueden ser gastos que se cancelen de forma continua como son los pagos de planilla.
Gastos extraordinarios; son aquellos gastos que no se manejan en la actividad económica de la empresa como pueden ser multas, como también la depreciación de un activo.
Cargas Financieras; son gastos del negocio realizado dentro de la entidad.
Dentro de estos gastos podemos observar diferentes categorías de gastos, que debe ser controlada de manera periódica para evitar fugas de gastos, las cuales son: planilla y otros gastos de personal, como los servicios básicos.
Metodología
La presente investigación fue de tipo descriptivo; Sánchez Carlessi et al. (2018) exponen que este tipo de investigación es sustantiva y se encuentra en el primer nivel de investigación, está orientada a suscitar los fenómenos e identificar sus características actuales y nos lleva a las caracterizaciones y diagnostico descriptivo.
Asimismo, para Guevara Alban et al. (2020), esta investigación fue realizada de manera descriptiva teniendo la particularidad de la población que se estudia, esta información debe ser fiable, autentico y sistemático; se debe evitar la realización de las inferencias en torno al fenómeno, lo fundamental son las particularices observadas y verificadas.
El diseño de la presente investigación fue no experimental; según Mata Solis (2019), una organización gira dentro de la población de estudio y los instrumentos con los cuales se realizan las indagaciones usando la recaudación de los puntos estudiados. El diseño no experimental de manera analítica; para Arispe Alburqueque et al. (2020), estos diseños se analizan bajo la observación de forma natural para posteriormente poder analizarlos, y son muy útiles en variables que no pueden manipularse, ya sea por dificultad o cuestiones éticas.
El diseño no experimental y la importancia de los símbolos; Ñaupas Paitan et al. (2018) señala que las utilizaciones de símbolos son importantes los cuales nos ayudan a reconocer los detalles para poder leer comprensivamente donde M significa muestra, O significa observación y T el tiempo.
La investigación considero como variable la propuesta de flujo de caja y sus dimensiones fueron la propuesta de control de ingresos y la propuesta de control de egresos. La población realizada para esta investigación es el área de caja de la empresa Peruvian Supply Partners EIRL. Para Arias Gonzales (2021), la población es la totalidad de los elementos del estudio, y está delimitado por el investigador según su objeto de estudio.
El área de caja tiene las siguientes características, tal como lo afirma Cruz Agdi (2018), el área de caja debe contar con procedimientos, reglamentos que ayudara a proteger a las empresas sus recursos, sus activos. Las desventajas de un área de caja. Alva Quispe (2022) concluye que una de las desventajas de no tener un área de caja en una empresa genera debilidades operativas y económicas, aumentando el riesgo de posibles fraudes económicos y a una futura quiebra.
El objetivo del área de caja, según Ega Futura (2022), es proteger y salvaguardar los activos económicos de la empresa y generar eficacia de las operaciones productivas de la empresa. Consideramos la unidad de análisis empleada para la investigación es el área de caja de la empresa Peruvian Supply Partners.E.I.R.L; de acuerdo con Sánchez Huarcaya et al. (2019), la observación y los medios que se utilizaran así como la unidad de información es parte de la unidad de análisis. Para esta propuesta de investigación de flujo de caja, nuestra unidad de análisis será los recursos que nos brinde el área de caja.
El método que se usó para la presente fue es el análisis documental. Con respecto a las técnicas, Gallardo Echenique (2017) menciona que es la recolección de datos que se efectúa mediante aplicación de diseños utilizando diversos métodos y herramientas que pueden ser utilizados para la investigación. En cuanto al análisis documental como recolector de información, Tapia Chacaltana (2019) comenta que una de las ventajas de usar el análisis documental permite revisar fuentes disponibles en la red, con contenido oportuno y relevante para dar respuesta a lo tratado en diferentes investigaciones.
Referente al análisis documental como herramienta, Roberto Sampieri (2018) indica que esta técnica sirve para la obtención de información con respecto al análisis dentro de una entidad. Para la recolección de datos se usó el mecanismo primordial la ficha de análisis que se refleja en la matriz instrumental que lo encontramos en el Anexo 3; de la misma forma, Tejada Vela (2017) recalca que la ficha de análisis es un registro de datos específicos con la finalidad de tener una información breve sobre algún documento.
En consideración a la información brindada por el área de caja se realizará una recolección de datos de los pagos e ingresos realizados con la finalidad de evaluar la necesidad de la propuesta del flujo de caja. Validez. El estudio de esta investigación se realizó con juicio de expertos se consultó a tres expertos capacitados en su área, la V de Aiken nos arrojó un porcentaje del cien por ciento, corroborando la evaluación de los instrumentos que se aplicaron lo podemos observar en el Anexo 1. La finalidad de una validación para Moreno Galindo (2017), es que determina la examinación y la presentación de los indicadores, estos deben estar contrastadas con preguntas que miden las variables relevantes.
En primer lugar, para la indagación de los informes se solicitó la autorización correspondiente al gerente general de la empresa Peruvian Supply Partners E.I.R.L para proponer la revisión y recopilación de documentos respectivamente al área de caja con el carácter de uso totalmente ético y confidencial que cumplirá el investigador con la compañía.
La propuesta de revisión y recopilación de documentos realizada al área de caja propone recopilar reportes, voucher de pagos, comprobantes de compras y ventas, cheques, los estados financieros realizados y cualquier documento utilizado como medio de pago. Ya que con todos los documentos se podrá ver la liquidez y los fines utilizados de los recursos económicos de la empresa la cual se plantea proponer el flujo de caja para un mejor detalle con todos los medios entregados.
La recopilación de datos estudiado para el área de caja en la empresa Peruvian Supply Partners E.I.R.L se realizará bajo el método deductivo; Prieto Castellanos (2017) menciona que el método deductivo está basado en el razonamiento así mismo menciona que las personas pasan de un hecho general a algo particular. Este método trata de explicar bases para fundamentar y llegar de hecho general a hechos comunes.
Asimismo, Sanchez Carlessi et al. (2018) comenta que el método deductivo es la forma de razonamiento lógico, que parte de diferentes leyes, teorías, hipótesis que deriva diferentes consecuencias comprobables.
La propuesta de flujo de caja se realizó mediante una revisión de los documentos brindados por el área de caja, al cual se le solicitó los documentos de ingresos y egresos para la verificación de liquidez y solvencia para los pagos mensuales.
La presente propuesta de flujo de caja buscó garantizar la información veraz, exhibiendo la propuesta de control de ingresos y egresos, en donde se muestra el saldo disponible con el que la entidad cuenta; la propuesta espera brindar un soporte al área de caja, la cual se encargará de llenar los datos y con el que se obtendrá el estado económico mensual de la empresa, si es de déficit comercial o de viabilidad económica. La figura 1, muestra las acciones que implican el proceso de compra.
Flujograma del proceso de compra
De acuerdo con el flujograma de compras, el proceso comienza con la recepción de la solicitud de parte del área de customer, el cual a su vez emite al área de caja, en lo posterior el área de caja se encarga de la búsqueda del proveedor y la solicitud de un crédito para tener un presupuesto de pagos; generalmente los proveedores solicitan el reporte tributario, estados financieros y formatos varios que serán evaluados por el área de pagos.
Una vez obtenida la aprobación del crédito del proveedor, el área de caja se encarga de solicitar la facturación al proveedor; asimismo, realizará el seguimiento del presupuesto para realizar el pago en su fecha de vencimiento según el crédito otorgado; el mayor impacto en la propuesta de flujo de caja es el acuerdo de pago que se pacta con el proveedor, ya que la empresa siempre buscará apalancar los pagos de manera conveniente, con el fin de no afectar su efectivo disponible.
Flujograma del proceso de venta
De acuerdo con el flujograma de venta (Ver Figura 2), el proceso comienza mediante la comunicación de los comerciales al área de caja para la evaluación de los clientes; el área de caja, realizará la evaluación mediante el programa de centrales de riesgos y comunicará a los comerciales si el cliente accede o no al crédito, luego se procederá a la facturación del servicio, así mismo se realizará el seguimiento en el presupuesto para ejecutar la cobranza en la fecha de vencimiento. El proceso que mayor impacto tendrá es la evaluación de crédito otorgado a los clientes, ya que de ello dependerá el ingreso de efectivo y el manejo de seguimiento de la cobranza.
Este proceso de venta debe estar revisado y controlado por el área de caja y el área de administración, ya que de ello depende el ingreso del dinero para la realización de los pagos; así mismo se debe controlar las fechas de vencimiento de cada cliente, para no afectar las fechas de pago a los proveedores y a las entidades bancarias.
Figura 3
Flujograma de trabajadores
De acuerdo con el flujograma de trabajadores (Ver Figura 3), la empresa cuenta con diez trabajadores en planilla, de los cuales la Gerencia General tiene al mando a la Subgerencia de administración y finanzas y la Gerencia comercial; la Subgerencia de administración y finanzas tiene al mando al área de finanzas y a la jefa de customer, la que a su vez tiene al mando a la auxiliar de operaciones y customer service; la gerente comercial tiene al mando a los vendedores. Se resalta que el impacto de pagos en la nómina es de manera quincenal.
Flujograma de proceso financiero
De acuerdo con el flujograma del proceso financiero Ver Figura 4), la empresa contiene prestamos en cuatro entidades bancarias; la entidad bancaria BBVA CONTINENTAL contiene siete préstamos de los cuales sus fechas de vencimiento son entre los días nueve, diez, veintitrés, veinticuatro, veinticinco y veintiséis; con la entidad bancaria BAN BIF contiene un préstamo con fecha de vencimiento veinte de cada mes, con la entidad bancaria SCOTIABANK tiene un préstamo con fecha de vencimiento veintinueve , con la entidad BCP tiene dos préstamos de REACTIVA que vencen entre la quincena y fin de mes, para lo cual se debe contar con un presupuesto mensual que se consideraran al momento de realizar la propuesta de flujo de caja.
Dado que la propuesta de flujo de caja utilizará el proceso, se sustenta en los documentos entregados por el área de caja, con lo que se analiza los siguientes puntos principales: cantidad de trabajadores, modalidad de pago en la nómina, fecha de cobranza a los clientes, fecha de crédito a los clientes, si cuenta con préstamos bancarios, fechas de pagos a los bancos, evaluación de tasa de interés, forma de pago a los proveedores, fechas de pagos de crédito, pagos de gastos fijos, pagos se servicios a terceros, pago de alquileres, pago de impuestos SUNAT.
Saldo inicial
El proceso de la propuesta se ejecuta de la forma expuesta en la Figura 5; dentro del proceso, la línea de saldo inicial comienza con el efectivo que obtuvo en el período anterior, este valor puede ser negativo o positivo. Usualmente el saldo inicial comienza con un disponible en positivo, ya que representa que la empresa es solvente, en caso que la empresa comience con un disponible en negativo, representa un adeudo del periodo anterior; en otras palabras, es la cantidad de dinero que se verá reflejado como disponible o adeudo, como parte de las operaciones de la empresa.
Ingresos
El segundo proceso es la cuenta ingresos, donde se encuentran la forma de pago de las ventas al contado y al crédito; los ingresos de las ventas al contado, según las políticas de cobranza, deberán ser cancelados no mayor a cinco días; en cambio las ventas de manera al crédito, según las políticas de cobranzas, tienen un máximo de 60 días de crédito, con previa evaluación del cliente.
También se observa que en los ingresos se obtienen préstamos mediante la línea de crédito de las entidades bancarias; este proceso de ingresos deberá ser mayor al proceso de egresos, ya que de ello dependerán los pagos a realizar según lo muestre la propuesta de flujo de caja.
Egresos
El proceso de egresos cuenta con los pagos a proveedores en la forma al contado o crédito, los proveedores que son cancelados de manera al contado tiene como límite de diez días para realizar el pago, y los proveedores que son de manera al crédito se realizaran con máximo de cuarenta y cinco días el pago.
Los pagos de la nómina son realizados mediante transferencias en cada quincena de cada mes a las cuentas de ahorro de cada trabajador; los pagos de arrendamiento son realizados cada fin de mes; los pagos de los gastos fijos como los servicios de luz, el agua el internet, alquiler, servicio de sistema de facturación y programa de riesgos para la evaluación de los clientes, generalmente son cancelados las primeras semanas de cada mes y el pago de los impuestos de IGV, RENTA MYPE, tributos de planilla, SAT y arbitrios son realizados en su fecha de vencimiento.
El proceso de egreso deberá ser presupuestado por el área de caja cada mes y actualizado todos los días, ya que de existir algún servicio adicional a pagar deberá estar colocado en el flujo proceso de egreso dentro de la propuesta del flujo de caja.
Amortizaciones
El proceso de amortizaciones financieras (Ver Figura 8), cuenta con los préstamos bancarios de las cuales se comentó que tienen fechas de pagos establecidas por el cronograma otorgado por cada entidad bancaria, debido a que estos préstamos se verán reflejados en la propuesta de flujo de caja.
Saldo final
De la Figura 9, se puede decir que al tener ya definidos la suma total de los Ingresos y Egresos del período mediante el flujo, se puede comparar los dos totales para empezar a definir la asignación de recursos disponibles o la consecución de los recursos faltantes. Al llegar al punto de comparación se tiene la fila del saldo final, la cual representa la diferencia de los ingresos y egresos del periodo. El resultado puede ser positivo, lo cual quiere decir que los ingresos son mayores a los egresos indicando que los activos de la empresa están aumentando, permitiendo liquidar deudas, reinvertir en negocios, devolver algún préstamo de accionistas y/o amortizar préstamos bancarios.
Si el resultado es lo contrario y muestra el saldo negativo, indica que los activos corrientes de la empresa están disminuyendo, que no se cuenta con liquidez para solventar el pago de sus deudas y corre el riesgo de no realizar los pagos en sus fechas establecidas, ya que la falta de liquidez demuestra que la empresa no tiene el soporte económico para solventar las deudas con los bancos y más aun con el personal.
Sobre esto, se denota la importancia de la propuesta del flujo de caja, ya que permite contar con una visión económica de la empresa, la cual permitirá proyectar la realización de los pagos, así como darles seguimiento a sus ingresos dentro de los plazos estipulados. Además, cabe resaltar que la importancia de contar con un flujo de caja a parte del control, ayuda a prever una caja con saldo negativo y tomar decisiones para financiamientos oportunos y evitar la falta de efectivo disponible. A continuación, se presenta el flujo de caja con todos los procesos incluidos que se mencionaron anteriormente.
Figura
10.
Flujo de caja
La propuesta del control de los ingresos se desarrolla tomando en consideración el proceso de la propuesta del flujo de caja; para ello se debe contar con la seguridad del saldo disponible de efectivo, teniendo en conocimiento las fechas de pagos de cada comprobante emitido. Este control de ingresos se toma en cuenta para cumplir con los pedidos del servicio de importación y así evitar multas, sobrecostos y atraso con los clientes.
Así mismo, dentro del ciclo de facturación se debe de tener en cuenta la forma de pago del cliente, la cual deberá visualizarse de la propuesta del flujo de caja, en donde detallarán los clientes que sean agentes de retención y que estén afectos a detracción, para considerar el importe neto que será abonado a las cuentas y que será reflejado dentro de la propuesta del flujo de caja.
Este control de ingresos es de suma importancia para la empresa, ya que en ello refleja los ingresos obtenidos que darán soporte para la realización de los pagos, también se refleja la forma de pago donde se verán las demoras en los abonos, ya que frecuentemente las facturas emitidas con forma de pago al crédito no son canceladas en la fecha de vencimiento, sino que son canceladas de dos a tres días posteriores; lo mismo sucede con las facturas emitidas con forma de pago al contado, ya que el cliente demora entre cinco a diez días en realizar el pago.
Para ello se debe comunicar a cada cliente las políticas de la empresa para la programación de sus pagos de sus comprobantes, ya que este control ayudará a la empresa Peruvian Supply Partners EIRL. a administrar sus recursos, especificar los días exactos que ingresará el dinero y se verá reflejado en la propuesta del flujo de caja, para la proyección de las fechas que se realizarán los pagos o tendrá que recurrirse a un ingreso adicional.
La propuesta del control de los egresos, se verá analizado por administración mediante la revisión de los documentos recibidos por los diferentes proveedores, así como las fechas de cancelaciones, se tomará prioridad los documentos relacionados con los servicios de importación.
Este control ayudará a tener una visión de las fechas de pagos, considerando las fechas de sus vencimientos de cada comprobante, mayormente los proveedores de la empresa Peruvian Supply Partner EIRL mantienen de quince a treinta días de crédito, para ello la empresa deberá mantener este control actualizado y viendo las posibilidades de pago de cada proveedor, según la proyección de la fecha de cada ingreso, tal como lo muestre la propuesta del flujo de caja.
Al margen de tener un control de los pagos a proveedores, se deberá de incluir el manejo de las fechas de pago de todos los préstamos con las que cuenta la empresa, ya que es importante realizar los pagos en su fecha o priorizar el pago dos a tres días antes de su fecha de vencimiento.
El control de egresos también reflejará una parte de los pagos tributarios como son Renta Mype, IGV, Renta de 4ta Categoría, Renta de 5ta categoría, Essalud , AFP, Itan, Seguro Vida Ley entre otros, que se verán reflejados de acuerdo a su fecha de vencimiento; estos pagos deberán ser considerados de manera primordial, ya que algunos de los tributos tienen una multa o sanción si se paga fuera de su fecha establecida, creando así un pago adicional que se verá reflejado en la propuesta del flujo de caja, afectando el disponible con la que se estaba proyectando.
En el control de egresos, se debe tener en cuenta la evaluación de los pagos a los proveedores, ya que el área de administración junto con el área de caja deberá de solicitar días de crédito a los proveedores y presentar la documentación necesaria para la aprobación, esto dará una ventaja en la programación de los pagos a los proveedores y ayudará a mantener un efectivo disponible para otras obligaciones que se requieran. Así mismo, el control de egresos deberá considerar los pagos de los gastos fijos que se realizarán cada mes, considerando el aumento o disminución de cada gasto realizado, puesto que esto se verá reflejado en la propuesta del flujo de caja.
De acuerdo con los principales hallazgos encontrados en la propuesta de flujo de caja, se deduce que un flujo de caja mensual influye de manera favorable, ya que todas las áreas cumplen la función de recopilar información para su proceso; de los flujogramas expuestos, se tomó en consideración los elementos financieros y políticas de crédito que sostiene la empresa Peruvian Supply Partners EIRL.
Según la propuesta se nota la relevancia en el crédito otorgado dentro del proceso de venta, el mismo que es de 60 días; con relación a los egresos el crédito que recibe la entidad, se encuentra referencia que debe ser no mayor a 45 días, para no ocasionar incidentes con las obligaciones, ya que sin una adecuada gestión financiera es probable incurrir en deficiencias de la falta de efectivo disponible. De igual forma, la propuesta de control de ingresos y control de egresos servirá de como base de datos al momento de la realización del flujo de caja.
Para desarrollar la presente investigación fue importante determinar y conocer el manejo de flujo económico del área de caja, lo siguiente fue evaluar la secuencia para proponer el flujo de caja, ya que de ello se conocerá la solvencia económica que dará información a la administración para la toma de decisiones oportunamente; en este sentido, Rengifo Vásquez (2018), el cual determinó la importancia del flujo de caja en el efectivo de la sociedad explotaciones agropecuarias el Pollo Fresco SAC, señala que las operaciones de flujo de caja se reflejan en los resultados y que se deben a la revisión y evaluación de los egresos e ingresos de la entidad.
De la misma manera, Angulo Porras y Barja Ramos (2019), en su investigación que tiene como objetivo la influencia del flujo de caja y las decisiones financieras, sostiene que el flujo de caja es un herramienta estratégica que influye de forma directa en la toma de decisiones, debido al nivel de información que brinda de la liquidez, pudiéndose con esto anticipar las necesidades futuras de efectivo, así como también para afrontar las deudas en los plazos establecidos y tomar decisiones para su crecimiento.
Se ha identificado que la propuesta aplicada en la empresa Peruvian Supply Partners EIRL, de acuerdo con la revisión de los documentos de ingresos y egresos, se pueden proponer mejores políticas de cobranzas y pagos, lo que podrían influir de manera positiva en el aumento del efectivo disponible, de esa manera se provee de estados financieros confiables a las entidades bancarias para demostrar solvencia.
Castañeda Sayaberde (2021), en su investigación “Flujo de caja como herramienta financiera para mejorar la liquidez de la empresa comercializadora exportadora INBC SRL”, la aplicación de la propuesta es de suma consideración y de gran envergadura, por el efecto positivo al disponible de la sociedad, ya que así se proyecta las ganancias a futuro y además se obtiene un control de los egresos que sirven para cuantificar la rentabilidad del negocio y con esto se pueden tomar decisiones oportunas y convenientes para beneficio de la empresa Comercializadora Exportadora INBC SRL.
De igual manera según los resultados de la variable, se analizó que la empresa no cuenta con la comunicación del área de ventas y el área de caja , ya que el área de ventas se encarga directamente de negociar con el cliente al momento de brindar el servicio, quedando acordado la forma de pago del cliente; esta coordinación deberá ser comunicada al área de administración y al área de caja para la evaluación de la forma del pago del cliente , ya que administración es el filtro de todas las áreas, esta deberá comunicar cualquier acuerdo a estas dos áreas antes del proceso de facturación.
Servan Araya (2020), en “El flujo de caja y la gestión financiera en la empresa BIGUESA SAC”, indica que la administración representa el filtro de actividades y mecanismos de todas las áreas en la entidad, a fin de fijar los niveles de inversión con los clientes y proveedores, estableciendo normas o políticas de crédito al momento de otorgar el crédito a los clientes, junto con el proceso y análisis de riesgos en casos de incobrabilidad. Para ello, se comunica previamente al área de ventas al área de caja que realice la evaluación del cliente.
En la propuesta del control de ingreso los hallazgos que se obtuvo fue el ciclo de facturación, esto dependerá cuando el área de ventas finalice la cotización con el cliente y el área de caja realice la respectiva facturación indicando la forma de pago al cliente para su receptiva programación, según Fiestas Curo (2018), en “Evaluación del proceso de facturación para determinar el impacto en las cuentas por cobrar y la liquidez en la empresa transportes Pakatnamu SAC”, la facturación de las ventas deben de realizarse con cuidado, ya que debe indicar la forma de pago del comprobante, con esto se verifica si cumplen con las funciones y procedimientos adecuados para lograr los objetivos y poder evidenciar el tiempo en el cual demora el comprobante de pago en emitirse, además del impacto que generara en las cuentas por cobrar.
Sobre la propuesta de control de egresos, esta información reflejará los movimientos de los activos financieros de la agencia de carga internacional, en ella estará introducida todos los datos de las facturas, boletas, y demás documentos para contrastar y comparar lo que ingresó y lo que se gastó durante un periodo determinado; en este sentido, Cruz Jaramillo (2020) determina que el flujo de caja influye en el disponible de efectivo de las Mypes de servicio de mantenimiento varios, obtuvo como resultado que la influencia del flujo de caja con respecto a la capacidad de pago es vital para la entidad al momento de seguir con sus operaciones, pues conocer el momento que los activos de la empresa se vuelven efectivo contribuirá a los pagos oportunos de las deudas.
Del mismo modo Gerrero Herrera (2019), en su investigación realiza la verificación del anticipo de clientes y el flujo de caja en la empresa aduanera, con lo que sostiene que existe una relación entre los controles de anticipos y el flujo de caja; para la solvencia económica de la entidad trabajan con anticipos, para poder solventar gastos de los servicios solicitados, los cuales se verán reflejados en el flujo de caja para su control, puesto que si hubiera desconocimiento el resultado del flujo sería negativo y no serían competentes en el mercado.
La metodología desarrollada en la propuesta, tiene como resultado que en la actualidad la empresa Peruvian Supply Partner EIRL necesita de un control de ingresos egresos y sobre todo de un flujo de caja mensual, el cual le brinde información real de la situación económica que genera cada mes y así prever de un efectivo disponible para la realización de los pagos, ya que se puede observar que viene realizando pagos con moras yo retrasos y deudas que aún están pendientes por regularizar.
La fortaleza que pudimos observar respecto a la propuesta del proyecto de investigación es que la empresa de agencia de carga es solvente y posee efectivo en el periodo evaluado para poder realizar sus pagos oportunamente. Así mismo una de las desventajas respecto a la propuesta, puede causar incertidumbre al no ser evaluada con los datos correctos para poder prever algún pago, también la posibilidad de contar con más ingresos debido a que la propuesta no brinda información de tener mayores ingresos, sino una prevención al sistema económico en un periodo determinado.
Teniendo en cuenta los resultados y la información recaudada, se extraen las conclusiones siguientes.
La propuesta de flujo de caja en una agencia de carga internacional es viable y contribuirá a su mejoría, ya que posibilita el recaudo de información real del efectivo disponible para el área de caja y para la toma de decisiones de la empresa.
Dentro de la propuesta de control de ingresos, el flujo de caja, el ciclo de facturación y la forma de pago deben ser efectuados según la programación; así mismo de debe coordinar dentro del proceso de ventas, las políticas de crédito que maneja la propia empresa.
La propuesta de control de egresos es válida, ya que muestra todos los pagos realizados a los proveedores, con esto se tendrá un mejor control de los pagos futuros, previniendo la ocurrencia de gastos que generen sobrecostos.
El uso de un flujo de caja es de suma importancia para realizar las diligencias económicas y financieras, debido a que mantiene en orden la información que se utiliza para abastecer las obligaciones de corto y largo plazo.
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