Propuesta
de Control para las Cuentas por Pagar en el Sector de Consultoría Empresarial
Control Proposal for Accounts Payable in the Business
Consulting Sector
Proposta
de Controle de Contas a Pagar no Setor de Consultoria Empresarial
|
Reyna A. Quispe Najarro
https://orcid.org/0000-0002-1351-1833 Universidad César Vallejo, Lima, Perú |
Flavia R.
Taboada León https://orcid.org/0000-0002-6462-2883 Universidad César Vallejo,
Lima, Perú |
Recibido: 16 de junio de
2022
Aceptado: 26 de diciembre
de 2022
Resumen
El presente estudio buscó proponer un control
para las cuentas por pagar en la Empresa Grupo Tandero Servicios Generales
S.A.C., para lo cual se valió de una metodología de nivel descriptivo, con
aplicación de la encuesta como técnica y como instrumento a una lista de
chequeo de 16 ítems, los mismos que fueron complementados con la propuesta de
flujogramas. El diagnóstico denota que el proceso de control de las cuentas por
pagar dentro de la empresa se cumple adecuadamente en un 63.97%, teniendo
porcentajes de 55% en la dimensión del control de las compras, un 60% en la dimensión del tratamiento en el
incumplimiento de las deudas y un 76.77% en la dimensión de las medidas
preventivas que se aplican para las
cuentas por pagar, por lo que se demuestra la necesidad de un propuesta en el
proceso de control de las cuentas, las misma que se exponen a manera de
flujogramas elaborados según la observación de los requerimientos de la
empresa. Se concluye que la identificación de las deficiencias del control,
conlleva a sugerir mejoras, las mismas que tras su implementación permiten
avanzar en el propósito de calidad y provisión oportuna, favoreciendo la
estabilidad de la liquidez de la empresa, el cumplimiento de los compromisos a
corto plazo y esto promueva la buena relación con los proveedores.
Palabras clave: control, cuentas por
pagar, incumplimiento de deuda, medidas preventivas.
Abstract
The present study sought to propose a control for
accounts payable at Empresa Grupo Tandero Servicios Generales S.A.C., for which
it used a descriptive-level methodology, non-experimental design, with
cross-section; The survey and documentary analysis were used as a technique,
with the application of a 16-item checklist in the diagnosis and a 34-item
analysis sheet in the flowchart proposal. The diagnosis shows that the process
of controlling accounts payable within the company is adequately fulfilled in
63.97%, having percentages of 55% in the dimension of control of purchases, 60%
in the dimension of treatment in non-compliance of debts and 76.77% in the
dimension of preventive measures applied to accounts payable, thus
demonstrating the need for a proposal in the process of controlling the
accounts, the same that are exposed as a flow charts elaborated according to
the observation of the requirements of the company. It is concluded that the
identification of control deficiencies leads to suggesting improvements, which
after their implementation allow progress in the purpose of quality and timely
provision, favoring the stability of the company's liquidity, the fulfillment
of short-term commitments. deadline and this promotes good relationship with
suppliers.
Keywords: control, accounts payable, debt default,
preventive measures.
Resumo
O presente estudo buscou propor um controle de
contas a pagar na Empresa Grupo Tandero Servicios Generales S.A.C., para o qual
foi utilizada uma metodologia de nível descritivo, com a aplicação do inquérito
como técnica e como instrumento a um checklist de 16 itens, que foram
complementados com a proposta de fluxogramas. O diagnóstico denota que o
processo de controle de contas a pagar dentro da empresa é cumprido
adequadamente por 63,97%, com percentuais de 55% na dimensão controle de
compras, 60% na dimensão tratamento de inadimplência de dívidas e 76,77% na
dimensão prevenção. medidas aplicadas ao contas a pagar, o que demonstra a
necessidade de uma proposta no processo de controle de contas, que são
apresentadas na forma de fluxogramas elaborados de acordo com a observação das
necessidades da empresa. Conclui-se que a identificação de deficiências de
controlo leva a sugerir melhorias, que após a sua implementação permitem
avançar no objectivo de qualidade e provisão atempada, favorecendo a
estabilidade da liquidez da empresa, o cumprimento dos compromissos de curto
prazo e isso promove bons resultados. relações com fornecedores.
Palavras-chave: controle, contas a pagar, inadimplência, medidas
preventivas.
Introducción
En el
contexto peruano, la ejecución de las cuentas por pagar tomó un giro diferente
debido a la pandemia que tuvo inicio en el año 2020; a partir de este
acontecimiento, se predijo que el 75% de las empresas en Perú tendrían
complicaciones para realizar los pagos correspondientes de sus obligaciones, ya
que las medidas de restricción que se tomaron en el país no permitían que sus
ingresos aumentaran. Como cifras de proyección, se tiene que el 25% de los
sectores de consumo y educación podrían realizar el pago de sus obligaciones
dentro de las fechas correspondientes; sin embargo, no todos correrían con la
misma suerte, por lo que muchos de los negocios corren el riesgo de tener
problemas, más deudas o podrían ir a la quiebra.
García (2019) menciona que estas obligaciones de pago
debieran tener un minucioso control dentro de la compañía, ya que existen pagos
que son de suma importancia como es el caso de los efectuados a bancos, socios
o a los mismos trabajadores. Como hecho resaltante se tiene que la mayoría de
las empresas se encuentran en problemas con sus proveedores, debido a que no se
tiene un plan para la cancelación a sus terceros, así como también un manual de
organización de funciones; por todo lo mencionado, se deduce que el tener un
control adecuado sobre estas cuentas, garantiza que la empresa evite ciertos
riesgos en los pagos como las facturas vencidas y/o pagos duplicados.
Los estudios relacionados al tema del control de las
cuentas por pagar, se centran en proponer la mejora continua de los sistemas de
control, esto es evidenciado en cada una de las referencias que se citan, tal
es el caso de Cruz et ál. (2017), el cual elabora un mejor procedimiento en la
gestión de la organización en la parte administrativa y financiera, ya que la
entidad no tenía una buena relación con los proveedores, debido a la
impuntualidad de sus pagos, los mismos que generaban atraso y por el que debían
pagar un interés moratorio, al igual que
la tributación se efectuaba fuera de los plazos establecidos por el sistema, no
había delimitación de funciones y como consecuencia de ello se dio la
desorganización e inestabilidad.
Rodriguez (2018) mejora los procedimientos de una
empresa, involucrando las áreas correspondientes, con la finalidad de ayudar en
el corto plazo a preparar un flujo de efectivo y contar con saldos confiables
en las cuentas por pagar; la realidad de investigación detalla que la empresa
no tenía una buena relación con los proveedores, los procedimientos que se
aplicaban a este rubro eran ineficaces, lo que ha generado mala reputación frente
a terceros, además de que la gerencia no contaba con un programa de
capacitación para su personal, motivo por el cual existían falencias; tampoco
se contaba con un cronograma de pagos a los proveedores, por tal motivo
efectuaban el cobro en cualquier fecha, ocasionando pérdida de liquidez.
Algunos estudios similares presentan la misma
problemática, como es el caso de Bernal (2017), el cual implementa un plan en
los procedimientos de las cuentas por pagar, como mejorar la parte presupuestal
y hacer un manual de funciones para cada área de la empresa; Iturralde (2019)
desarrolla los actos administrativos y también la calidad del servicio en el
cargo de cuentas por pagar en la empresa con motivo de determinar mayor
estructura y de esa manera elevar el nivel de cumplimiento del laboral de los
empleados; finalmente se menciona el caso de Mero (2020), el cual establece las
mejoras al procedimiento en el área de pago a proveedores para la supervisión
del flujo del efectivo de la empresa.
La teoría señala que el control es uno de los procesos
más importantes con el que debe contar una empresa, porque permite observar si
se está cumpliendo los planes que son propuestos de manera eficiente y eficaz;
del mismo modo, también actúa como órgano de retroalimentación, ya que si hay
algún problema se revisará en qué etapa del proceso es la falencia y así tomar
las medidas correspondientes, de esta forma nos permitirá observar si las áreas
desempeñan eficientemente sus funciones.
Por otro lado, las cuentas por pagar son obligaciones
adquiridas por la empresa en el ejercicio de sus funciones, en el cual deberán
ser pagados en el plazo correspondiente; se origina cuando se recibe algún bien
o servicio el cual no ha sido cancelado en una fecha establecida.
El control de las compras ayuda a mantener los
procedimientos que se manejan al interior de la organización; en ese sentido,
el buen funcionamiento de la entidad se debe que tener en cuenta que (1) el
proveedor entregue el bien en el tiempo acordado y que sea de la mejor calidad,
(2) se debe contar con toda la documentación y los flujogramas de los procesos
con el objetivo de implementar mejoras, por último (3) se tiene que identificar
claramente las necesidades de nuestros clientes.
Entre las acciones que se deben considerar dentro de
un control en estas cuentas, se encuentran las medidas preventivas, estas
ayudan a que la empresa puedan tener políticas de créditos, así también como
hacer cobros coherente acerca de la situación; Brachfield (2017) describe que
es importante que la empresa tome medidas acerca de los impagos y que los
empleados de la entidad tengan en claro que deben seguir el manual de
procedimientos tal como se estipula con el fin de poder reducir el retraso de
los pagos.
La selección de proveedores es otra acción, la cual
consiste en evaluar a los proveedores de acuerdo a las necesidades de la
empresa teniendo en cuenta el mejor precio, calidad, plazo de entrega, y forma
de pago (Conexionesan, 2016); la acción propia, lo efectúa el gerente en base a
los criterios que ya se han establecido. Para lo cual se toma en cuenta la
antigüedad del mercado, calidad y servicio Postventa.
La orden de compra es conocida también como manifiesto
u orden de pedido, es decir que se trata de un documento legal que crea un
vínculo entre el comprador y vendedor por medio del cual, el vendedor brinda
información detallada acerca de los productos, lo cual es muy importante porque
de esta manera el comprador se siente seguro al saber las características que
posee el producto que está adquiriendo.
Sy Corvo (2019) comenta que la negociación
precio-calidad se refiere que se debe tener en cuenta que al negociar el bajo
precio del producto también está en juego la calidad del mismo, por ellos se
debe tener en cuenta la garantía del producto, el tiempo de entrega y la
capacitación al personal.
La recepción e ingreso de materiales en almacén se
refiere a la llegada de los productos que fueron adquiridos por proveedores
mediante el cual los encargados de la empresa quienes son personas capacitadas
son los que clasifican dichos materiales, por lo que se le considera una de las
acciones más importantes.
La verificación de conformidad ayuda a detallar los
requisitos que debe contener el producto; Calveyra (2017) sustenta que estas
especificaciones se hacen internamente en la empresa para que luego de que sea
evaluada puedan mandarlo al proveedor quien nos hará llegar la materia de
acuerdo al documento donde hemos detallado las especificaciones.
El Kardex se utiliza como registro de las mercancías
que hay en el almacén; sobre esto, Chuquino (2020) menciona que es una base
donde se ira controlando las entradas y salidas de los insumos, así también se
ingresarán detalladamente datos de los materiales como cantidad, precio por
unidad, valor de medida y así poder ir clasificándolos de acuerdo a las
propiedades que se tiene, es importante poder registrarlos para poder llevar un
control en ellos y realizar los informes correspondientes.
García (2017) menciona que el vencimiento de pago es
la fecha en la que se termina el plazo de pago acordado con el acreedor por la
transferencia del bien o servicio o el pago del crédito brindado por el
proveedor; este vencimiento se establece como la fecha que indica el día límite
para el pago de la deuda; por su parte, González (2016) refiere que
genéricamente en una compra y venta incluye una fecha de vencimiento, a menos
que sea una compra o venta con pago al momento.
Perú Contable (2020) argumenta que una programación de
pagos es importante, ya que ayuda a planificar, organizar, controlar y
administrar los pagos en una fecha determinada; sobre lo anterior, se puede
establecer que una reprogramación de deudas se refiere a que la empresa puede
hacer los atrasos de sus pagos con el fin de tener una nueva reprogramación
solo si el ente pasa por una situación difícil.
El refinanciamiento es modificar el plazo para
devolver el préstamo, ya sea para aplazar a mayor tiempo o reducir el tiempo;
Gestión (2020) menciona que antes de poder tomar una decisión, se debe evaluar
si le conviene a la empresa porque de eso dependerá la tasa de interés; el
depósito en garantía ayuda a proteger al proveedor en caso el cliente no pueda
cumplir con el acuerdo firmado.
La evaluación de riesgo para cuentas por pagar
consiste en analizar los distintos peligros a lo que está expuesto la empresa;
Arévalo (2020) indica que esta evaluación ayudará a la entidad a adoptar
medidas preventivas para reducir el riesgo, tomando mejores decisiones para
lograr alcanzar los objetivos de la empresa.
De acuerdo con la necesidad de la empresa, es de suma
importancia el manual de las cuentas por pagar; Rivadeneyra (2017) menciona que
se debe tener en cuenta el alcance de los objetivos de manera competente y
eficaz, para producir a su vez un acuerdo con los terceros y generar la
competitividad de acuerdo a disposición de sus funciones.
Esta investigación es importante porque permite
conocer las deficiencias del control en las cuentas por pagar en la empresa y
se presenta como una propuesta de control con el fin de disminuir el
incumplimiento de los pagos, de tal manera que los pagos se realicen en el
tiempo acordado; tales acciones permitirán tener una buena relación y
reputación frente a los proveedores, evitando quejas e insatisfacción; del
mismo modo, el tema de investigación ayudará a tener un personal capacitado que
se desenvuelva en condiciones óptimas, demostrando eficiencia frente a los
procesos y seguimiento en el control de los pagos.
Por todo lo anterior, la investigación tiene como
objetivo general el proponer un control para las cuentas por pagar, por medio
del diagnóstico de los procesos de las cuentas, el diseño de un proceso para el
control de las compras, la propuesta de estrategias para el incumplimiento de
deuda y el establecimiento de medidas preventivas para el manejo de las cuentas
con el fin de reducir el riesgo de incumplimiento.
Metodología
La investigación se realizó en la empresa Grupo
Tandero Servicios Generales SAC, cuya metodología se enmarca, de acuerdo a lo
sostenido por Hernández et ál. (2014), dentro de un enfoque mixto, de nivel
descriptivo, ya que se realizó la descripción de los hechos en su propio
escenario, es decir el movimiento de las cuentas por pagar según los estados
financieros. En cuanto a la característica de análisis, el estudio cuenta con
una sola variable que se denomina Cuentas por pagar, la cual está comprendida
por tres dimensiones (1) Control de las compras, (2) Incumplimiento de deuda y
(3) Medidas preventivas.
La muestra no probabilística estuvo constituida por 20
colaboradores de la empresa Grupo Tandero Servicios Generales S.A.C; en cuanto
a la técnica de recolección de datos se utilizó la encuesta por medio de una
lista de chequeo de 16 ítems para el diagnóstico, con un índice de Kuder
Richardson KR-20 de 0.817; los resultados se obtienen a través del tratamiento
estadístico por el programa SPSS versión 27.0 y la parte propositiva se
presenta por medio de flujogramas operativos.
Resultados
Según la
tabla 1, se observó que en líneas generales, las opiniones de los encuestados
respecto al control de cuentas por pagar que mantiene la empresa, se cumple
adecuadamente en un 55% en la dimensión que corresponde al control de las
compras, en un 60% en la dimensión sobre el tratamiento en el incumplimiento de
las deudas y un 76.77% en la dimensión que corresponde a las medidas
preventivas que se aplican para las
cuentas por pagar, lo cual hace un promedio de 63.92% del cumplimiento de las
actividades de control de las cuentas por pagar.
Frente a estos resultados, la observación denota que
la dimensión 1 y 2 son las que tienen menos nivel (%) de cumplimiento de sus
actividades de control o en su defecto que no se realizan adecuadamente; no
obstante, para la mayoría de los encuestados al demostrar una aprobación por
encima del 50%, señalan que la mayoría de estas actividades se cumplen y se
realizan de manera funcional, por lo que se podría interpretar como sugerencia
a revisión y consulta de mejoras de dichas actividades para optimizar el
proceso en mención.
Dentro de las actividades que obtuvieren el menor
nivel de ejecución fue el cierre de la negociación de precio-calidad en función
a las compras en la dimensión de control de compras con un 5% de calificación a
su realización adecuada, seguido de la opción de refinanciamiento de deuda
cuando la empresa no puede cumplir con sus obligaciones, en la dimensión del
tratamiento al incumplimiento de deuda y la existencia de un manual de las
cuentas por pagar en la dimensión de las medidas preventivas con un 50%.
El presente diagnóstico evidencia que las actividades
del control de las cuentas por pagar, requieren de una intervención en los
puntos críticos de las tres dimensiones; a pesar de la funcionalidad del
proceso, se sustenta su reevaluación debido a que el fin de todos los sistemas
es avanzar en la mejora continua en función del logro de la calidad total.
Tabla 1
Diagnóstico
del proceso de las cuentas por pagar
|
No |
Si |
|||
|
f |
% |
f |
% |
|
|
Dimensión: Control de las compras |
45% |
55% |
||
|
La
requisición de la compra se efectúa oportunamente La
selección de proveedores para realizar las compras se lleva a cabo
adecuadamente Se
realiza adecuadamente una orden de compra a los proveedores La
negociación de precio-calidad en función a las compras se concreta
oportunamente La
fecha de entrega en función a las compras se realiza adecuadamente Se
realiza adecuadamente la recepción e ingreso de materiales en el almacén Se
revisa oportunamente la verificación de conformidad del material que ingresa Se
registra oportunamente en el Kardex los materiales que ingresan al almacén |
14 6 3 19 4 10 16 - |
70 30 15 95 20 50 80 - |
6 14 17 1 16 10 4 20 |
30 70 85 5 80 50 20 100 |
|
Dimensión: Incumplimiento de
deuda |
40% |
60% |
||
|
Se revisa adecuadamente el
vencimiento de pago de las obligaciones Se controla adecuadamente la
programación de pagos Es factible la reprogramación de
deuda Se opta por un refinanciamiento
de deuda cuando la empresa no puede cumplir con sus obligaciones Se realiza un conveniente
depósito en garantía en las cuentas por pagar |
2 8 12 18 - |
10 40 60 90 - |
18 12 8 2 20 |
90 60 40 10 100 |
|
Dimensión: Medidas preventivas
para las cuentas por pagar |
33.33% |
76.77% |
||
|
Se realiza eficazmente la
evaluación de riesgo en las cuentas por pagar Son eficientes las políticas de
cuentas por pagar para la prevención de la morosidad Existe un manual de las cuentas
por pagar |
5 5 10 |
25 25 50 |
15 15 10 |
75 75 50 |
Del diagnóstico anterior, se puede establecer una
propuesta de diseño para controlar las compras dentro de la empresa; dicha
propuesta es expuesta a manera de flujograma en la figura 1, la cual parte del
requerimiento de materiales por parte de alguna de las áreas, la cual se
produce con una solicitud a través de requisiciones; en esto el área de
logística se encarga de recibir las requisiciones, cumpliendo con la
verificación de los datos del solicitante y el funcionario que lo autoriza,
para luego convocar a los posibles proveedores a los cuales se les someterá a
un proceso de selección de acuerdo a la experiencia de cada uno de ellos.
Una vez seleccionado el proveedor, se procederá a
realizar la orden de compra, la misma que debe contener información tanto del
comprador como del vendedor, así como la fecha y lugar del pedido; en esto, el
proveedor luego de recibir la orden de compra preparará el pedido y lo enviará
en la fecha pactada. Si el pedido llega en la fecha pactada, se verifica que
llegue en óptimas condiciones y que la documentación (guía de remisión) se
encuentre conforme, de ser así se decepciona e ingresa al almacén; en caso
contrario a lo óptimo, se procederá a su devolución o cancelación del pedido.
Finalmente, una vez ingresado el pedido al almacén se
procederá a actualizar el Kardex; en el caso de pedidos grandes, luego de
seleccionar al proveedor el área de finanzas negocia los créditos a largo plazo
para obtener precios más flexibles.
Figura 1. Flujo de la propuesta para el control de las compras
La propuesta de estrategias para el incumplimiento de
deuda, se expone en la figura 2; el proceso comienza cuando el proveedor remite
la factura dentro de los 30 días del envió de la mercadería, en el caso de
fijarse una fecha de pago en la factura, este deberá pagarse dentro de los 30
días desde la compra del producto.
Algunos detalles sobre el pago de facturación es que
se programaran con 8 días de anticipación y aquellas que se encuentren fuera
del plazo establecido generaran el posterior cobro de interés moratorio, para
tal efecto es que se manejará una programación de los pagos.
Con relación al manejo del efectivo de la caja central
y las cuentas bancarias, se hace mención de que tendrán que estar debidamente
organizadas, haciendo que el pago a los proveedores se realice de la forma más
eficiente posible. En el caso de se solicite una reprogramación de deuda, este
se efectuará de acuerdo a los requisitos que solicita el proveedor, entre estos
se encuentra el no mantener adeudo por más de 30 días, cumplir con el pago de
un porcentaje de la deuda si es que se desea optar a un refinanciamiento,
además de demostrar la forma y/o las especificaciones del pago y del producto
de interés como pueden ser el precio, tiempo y tipo.
Finalmente, el pago al proveedor se realiza mediante
depósito o transferencia en su cuenta, a fin de que el proveedor cumpla con
enviar los productos solicitados; en el caso de solicitarse compras de mayor
volumen, el proveedor solicitará un depósito en garantía.
Figura 2. Flujo de
la propuesta de estrategias para el incumplimiento de deuda.
La propuesta de medidas preventivas para las cuentas
por pagar, se exponen a manera de flujograma en la figura 3; el mismo que parte
de la iniciativa de la administración de (1) evaluar las funciones dentro de la
empresa, para prevenir los riesgos; seguidamente, (2) el responsable del área
de compras debe cumplir con las políticas establecidas en la entidad, para
luego (3) Conocer las políticas de cada proveedor, con esto se busca mitigar el
riesgo de no atención a los requerimientos; seguidamente se realiza la (4) identificación de los riesgos a los que
están expuestos las cuentas por pagar.
De lo anterior, se resalta que las políticas
establecidas por los proveedores brindan confianza, por lo que el personal debe
conocer el manual de las cuentas por pagar para cumplir con sus atribuciones.
|
Proveedor |
Administración |
Contabilidad |
Logística |
|
|
|
No cumple
|
|
Figura 3. Flujo de
la propuesta de medidas preventivas para las cuentas por pagar
Discusión
Los resultados evidencian que la mayoría (63.92%) del
personal encargado de tales funciones, perciben que el actual proceso de
cuentas por pagar, se realiza adecuadamente; sin embargo, las actividades del
control de compras representan la dimensión con mayores deficiencias en su
cumplimiento, resaltando en mayor porcentaje la requisición de la compra, la realización
adecuada de las órdenes, la negociación de precio calidad, la recepción e
ingreso de materiales en el almacén y la revisión sobre la conformidad del
material que ingresa, esto conlleva a tener la necesidad de implementar medidas
correctivas o sugerencias de mejoras dentro del proceso, por lo que una
propuesta de proceso mejorado para el control queda justificada.
En tal sentido, el diseño de un proceso para el
control de las compras que se efectúan en la empresa, considera acciones como
verificación, registro sobre detalles de las adquisiciones y la entrega de los
materiales. Del proceso como tal, se puede resaltar que todos estos puntos
mencionados pretenden establecer una mejor relación con los proveedores, debido
a que, si los detalles de compra se cumplen de manera minuciosa, no existirán
problemas para su buena disponibilidad.
Sobre lo anterior, el estudio realizado por Cruz, et
al (2017) señalan que uno de los aspectos más importantes en una empresa es
tener una buena relación con sus proveedores y en esto se considera el pago
puntual, lo cual evita repercusiones negativas como intereses moratorios,
perdida de la credibilidad, insatisfacción con el servicio de provisión,
etcétera.
Por otro lado, la propuesta de estrategias para el
incumplimiento de deuda establece las acciones ejecutivas del proveedor, en
cuanto al tiempo, sobre los comprobantes que pueda emitir hasta el pago del
mismo; así mismo, incluye el tratamiento de una posibilidad de no pago a
tiempo, ya que a veces pueden existir inconvenientes para que un retraso lleve
a una reprogramación de deuda. Tomar en cuenta todas estas consideraciones, son
importantes debido a que la reputación de la empresa y su credibilidad se
exponen al juicio externo.
En ese caso, Rodriguez (2018) menciona que, según lo
encontrado en su investigación, la reputación de la empresa frente a sus
proveedores es sumamente importante para el desarrollo de la misma, ya que
frente a la ausencia de liquidez se pueden asistir de los créditos que estos
puedan otórgales; del mismo modo, resalta el hecho de establecer cronogramas de
pagos lo que facilite la disponibilidad de pago.
Por su parte, Mero (2020) agrega que el manual de
normas y procedimientos de una empresa debe incluir el proceso de pago a
proveedores y en esto se debe contar con un plan de contingencia en caso de que
algo imprevisto suceda a la empresa y que podría conllevar a aplicar niveles de
endeudamiento.
En el caso del objetivo específico cuatro, el cual
resuelve proponer el establecimiento de medidas preventivas para el control de
las cuentas por pagar de la empresa, se centra en la evaluación sobre la
designación y ejecución de funciones del personal del área de compras por lo
que se establece que este debe conocer el manual de las cuentas por pagar para
cumplir con sus atribuciones.
Bernal (2017) sostiene que cuando el personal no
cuenta con las herramientas suficientes, no puede llevar un buen control en las
obligaciones, una de esas herramientas es el manual de funciones para el área y
las respectivas inducciones al momento de ingresar a trabajar, es decir que las
capacitaciones deben ser anticipadas y continúas, esto garantiza un mejor
desempeño sobre lo que se espera.
Por otro lado, Iturralde (2019) señala que, de no
contar con un manual de procedimientos en el área de pago a proveedores, la
empresa presentará dificultades para proceder con el pago a sus proveedores,
por lo que el establecimiento de un oportuno manual de procedimientos mejora el
proceso de las cuentas por pagar, reduciendo las fricciones de la relación
empresa – proveedor. Por todo lo expuesto, se puede aseverar que la propuesta
presentada en esta investigación, cubre con todas las exigencias que debe tener
un adecuado proceso para ser funcional, con esto sin duda se estaría mejorando la
percepción de su ejecución.
Conclusiones
El control de cuentas por pagar tiene una práctica
favorable de un 63.92%, un 55% en cuanto a la ejecución de las actividades
concernientes al control de las compras, un 60% sobre el tratamiento en el
incumplimiento de las deudas y un 76.77% en la dimensión que corresponde a las
medidas preventivas que se aplican, por
lo que se puede deducir que es percibido mayoritariamente como funcional, sin
embargo amerita mejorar las actividades de negociación de los requerimientos,
el establecimiento de opciones de refinanciamiento de duda y la implementación
de un manual de procedimientos para las cuentas por pagar.
La propuesta para el control de las compras de la
empresa, cuenta con un diseño ordenado y factible, que permite la captación de
los requerimientos de manera detallada, estableciendo una evaluación de los
proveedores, buscando mediante los formatos pertinentes fijar las exigencias
del producto, precio y tiempo de entrega; esto garantiza una designación de funciones específicas en
cuanto a la responsabilidad del personal del área, lo cual permite avanzar en
el propósito de calidad y provisión oportuna.
Las estrategias para el incumplimiento de deuda
propuesto, incluyen el protocolo de emisión de comprobantes de compras por
parte de los proveedores, estableciendo tiempos para la presentación, forma y
el cronograma de pagos; esto favorece a la empresa a mantener liquidez para el
cumplimiento de sus compromisos a corto plazo.
Las medidas preventivas propuesta para las cuentas por
pagar, establecen la identificación y evaluación de posibles riesgos en los que
se considera la designación de funciones al personal a cargo, como el
conocimiento del manual de procedimientos y las políticas de los proveedores,
lo cual permitirá tener buenas relaciones con los proveedores.
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